Tilgang til kritisk informasjon på sekunder

Hvordan Vår Energi ga 1 400 ansatte umiddelbar tilgang til kritisk kunnskap spredt over mer enn 1 000 styrende dokumenter, ved å integrere Ayfie direkte i styringssystemet sitt. Kort fortalt Problemet: Selv etter en omfattende fornyelse av Vår Energis styringssystem brukte ansatte for mye tid på å finne informasjonen de trengte. Det eksisterende søket matchet bare nøyaktige dokumenttitler, ikke selve innholdet. Løsningen: Arribatec integrerte Ayfies søk og agent direkte i styringssystemet via Ayfies API, og ga ansatte ett enkelt sted å søke på tvers av alle styrende dokumenter og prosesser, samt stille spørsmål på vanlig språk. Resultatet: Ansatte og ledere opplever styringssystemet som langt mer relevant, enklere og raskere å bruke. Kritisk informasjon som tidligere tok minutter eller timer å finne, er nå tilgjengelig på sekunder

Vår Energi er et norsk olje- og gasselskap som produserer rundt 400 000 fat olje og gass per dag. De opererer på tvers av 42 produserende felt med 190 lisenser og sysselsetter rundt 1 400 personer. Selskapet ble dannet gjennom en rekke fusjoner og oppkjøp som startet i 2018, og samlet Point Resources, Eni Norge, ExxonMobils norske oppstrømsvirksomhet og Neptune Energy Norway.

PROBLEMET

Svarene var der. Det var ikke lett å finne dem.

Vår Energi er resultatet av at fire organisasjoner ble til én (Point Resources, Eni Norge, ExxonMobil og Neptune Energy Norway). Hvert selskap tok med seg sin egen kultur, sine prosesser og dokumentasjon.

Arribatec ledet en omfattende revitalisering av Vår Energis styringssystem, VEMS, bygget på QualiWare. De reduserte mengden dokumentasjon med over 60 %, etablerte en tydelig prosessarkitektur og skapte struktur i roller og ansvar. I dag rommer VEMS over 1 000 styrende dokumenter og mer enn 400 arbeidsflyter som beskriver hva Vår Energi gjør, hvordan de gjør det, og hvem som er ansvarlig.

Men selv med et godt strukturert styringssystem brukte de ansatte fortsatt for mye tid på å finne riktig informasjon. Det eksisterende søket matchet bare dokumenttitler. Hvis du ikke husket det eksakte navnet på det du lette etter, fikk du ingenting.

Frustrasjonen kom til syne i medarbeiderundersøkelser. Brukervennlighet var en gjentakende bekymring. For offshorearbeidere spesielt, folk som jobber to uker på og fire uker av, var det å huske hvor man finner riktig dokument en reell utfordring. Og når folk ikke finner det de trenger, slutter de å lete.

Styringssystemet hadde svarene. Problemet var å komme raskt nok til dem.

LØSNINGEN

Innebygd. Étt system. Étt søk. Umiddelbare svar.

Arribatec, som hadde ledet en bredere revitalisering av VEMS, integrerte Ayfies søk og Assistant direkte inn i styringssystemet gjennom Ayfies API.

Ayfie er innebygd i VEMS-grensesnittet. For ansatte føles det som en naturlig del av systemet de allerede kjenner. Ingen ekstra pålogginger eller veksling mellom applikasjoner. Ayfie indekserer alle styrende dokumenter i Vår Energis SharePoint-miljø, samt prosessene som er modellert direkte i QualiWare. Det betyr at det søker på tvers av innhold og metadata, ikke bare titler.

Her er hvordan det ser ut i praksis. En offshorearbeider trenger å vite hvor livbåtene er plassert på Balder-plattformen. Med det gamle tittelsøket ga et søk på "emergency Balder" null resultater. Med Ayfie kommer relevante dokumenter opp umiddelbart, inkludert en 176-siders beredskapsplan. Men offshorearbeideren trenger ikke å lese 176 sider. De sender dokumentet til Ayfie Assistant og spør: "Hvor er livbåtene?" På sekunder får de et presist svar med de nøyaktige plasseringene.

Agenten håndterer mer enn enkle oppslag. En linjeleder som lurer på sin rolle i rekrutteringsprosessen, kan sende det relevante dokumentet til agenten og spørre: "Hva er min rolle i denne prosessen?" Svaret viser deres spesifikke ansvarsområder og aktiviteter, hentet rett fra den styrende dokumentasjonen.

Agenten kan også sammenligne dokumenter og prosesser for å identifisere duplisert eller motstridende informasjon, nøyaktig den typen oppryddingsarbeid du trenger etter flere fusjoner.

EFFEKTEN

Tilbakemeldingene fra Vår Energi har vært tydelige: både ansatte og ledere opplever at styringssystemet er langt mer relevant for det daglige arbeidet. Enklere. Raskere. Og folk bruker det faktisk.

Med 1 400 ansatte som alle trenger tilgang til styringssystemet, er de potensielle tidsbesparelsene betydelige. I stedet for å bla gjennom dokumenttabeller, klikke seg gjennom prosessmodeller eller gi opp helt, kan folk bare stille et spørsmål og få et svar forankret i deres egen styrende dokumentasjon.

Terskelen for å bruke VEMS har sunket. Det som tidligere var en kilde til frustrasjon, er i ferd med å bli det det alltid var ment å være, én sannhetskilde som folk stoler på og vender seg til. Bruken vokser fortsatt, men blant dem som har begynt å bruke Ayfies søk og Agent, har responsen vært gjennomgående positiv.

NESTE STEG

Fra søk til kontinuerlig forbedring

Arribatec utforsker mer spesialiserte brukstilfeller ved å bruke Ayfies funksjon for instruksjoner. Ett eksempel som testes, er en agent som forbedrer forretningsprosesser. Agenten analyserer prosessdiagrammer modellert i QualiWare og vurderer effektiviteten og kompleksiteten. Den identifiserer flaskehalser og gir prioriterte forslag til forbedringer. Agenten gir teamene et sterkt utgangspunkt for diskusjoner de kanskje ikke ville hatt ellers. Arribatec finjusterer nå agentens funksjoner før den rulles ut til resten av organisasjonen, og gjør QualiWare fra et søkeverktøy til et verktøy som aktivt forbedrer hvordan arbeidet utføres.