Tilbake
Ayfie
Det norske forsvaret
Deloitte
Det norske forsvaret opplevde utfordringer med synkende svarprosent og lavt engasjement i medarbeiderundersøkelsene sine. Som svar på disse utfordringene samarbeidet de med vår partner Deloitte om å utvikle et lederstøtteverktøy drevet av Ayfie.
Forsvaret har ansvar for Norges militære forsvar og bidrar til global fred og sikkerhet gjennom deltakelse i FN- og NATO-oppdrag. Deres oppdrag er å holde Norge og befolkningen trygg ved å forsvare landets grenser, demokrati og verdier, i tett samarbeid med sivilsamfunnet og NATO-allierte.
Medarbeiderundersøkelser kan avsløre mye om hvordan folk opplever jobben sin
Men å samle inn tilbakemeldinger er ikke det samme som å bruke dem.
For Forsvaret var utfordringen ikke å få tilgang til spørreundersøkelsesdata. Det handlet om å hjelpe ledere med å forstå hva resultatene betydde for teamene deres og hva de skulle gjøre videre.
Sammen med Deloitte utviklet de en løsning ved hjelp av Ayfie for å gjøre spørreundersøkelsesresultater om til korte, klare sammendrag og praktiske anbefalinger for ledere i hele organisasjonen.
Resultatet var ikke bare bedre rapportering. Det var en enklere måte for ledere å jobbe med tilbakemeldinger fra ansatte.
En undersøkelse betyr bare noe hvis lederne bruker den
Forsvaret gjennomfører en stor medarbeiderundersøkelse annethvert år. Undersøkelsen gir ledere innsikt i hvordan ansatte opplever arbeidsmiljøet sitt.
Men over tid ble to problemer tydelige.
Deltakelsen i undersøkelsen falt til 58%
Bare om lag halvparten av lederne åpnet rapporteringsverktøyet
Tilbakemeldingene var der, men mye av verdien gikk tapt. Lederne ble møtt med store rapporter, komplekse diagrammer og for mye informasjon å sortere gjennom. Det tok tid å forstå resultatene. Å handle på dem tok enda mer.
Fra rapporter til praktisk veiledning
Medarbeiderundersøkelser kan avsløre mye om hvordan folk opplever arbeidet sitt. Men å samle inn tilbakemeldinger er ikke det samme som å bruke dem.
For Forsvaret var utfordringen ikke å få tilgang til spørreundersøkelsesdata. Det handlet om å hjelpe ledere å forstå hva resultatene betydde for teamene deres, og hva de skulle gjøre videre.
Sammen med Deloitte utviklet de en løsning ved hjelp av Ayfie for å gjøre undersøkelsesresultatene om til korte, klare oppsummeringer og praktiske anbefalinger for ledere i hele organisasjonen.
Resultatet var ikke bare bedre rapportering. Det var en enklere måte for ledere å jobbe med tilbakemeldinger fra ansatte.
Ayfie leser undersøkelsesresultatene og fremhever det som betyr mest for hver avdeling. Den sammenligner resultater over tid, ser på hvordan avdelingene presterer sammenlignet med resten av organisasjonen, og peker på områder som kan trenge oppmerksomhet.
Resultatene gjøres deretter om til korte, klare oppsummeringer ledere faktisk kan bruke.
I stedet for å jobbe seg gjennom tunge rapporter får lederne et mer direkte innblikk i tilbakemeldingene:
hva som skiller seg ut i avdelingen deres
hvordan resultatene har endret seg over tid
hvor forbedring kan være nødvendig
hvilke tiltak de bør vurdere videre
Anbefalingene er basert på Forsvarets egne ledelsesprinsipper, sammen med forskning på psykologisk trygghet og arbeidsmiljø.
Dette gjør resultatene lettere å forstå og lettere å diskutere.
Effekten
På tvers av organisasjonen ble det generert 1 300 rapporter. Hver av dem ga en leder et sammendrag av spørreundersøkelsesresultatene for sin egen avdeling.
Flere ledere begynte å bruke resultatene. Bruken av rapporteringsverktøyet økte fra 50 % til 75 %.
Det betyr at flere ledere nå åpner rapportene, gjennomgår tilbakemeldingene og bruker dem som et utgangspunkt for forbedring.
I stedet for å bruke tid på å tolke komplekse diagrammer og datasett, får lederne en enklere forklaring på hva resultatene betyr og hvor de bør fokusere.
Det gjør det enklere å ta funnene inn i samtaler med teamene, følge opp bekymringer og jobbe mer systematisk med arbeidsmiljøet.
Bygget på tillit
Tilbakemeldinger fra ansatte må håndteres med varsomhet.
Gjennom utviklingen bidro interne eksperter på personvern og KI i Forsvaret til å sikre at løsningen fulgte gjeldende regelverk og beste praksis.
Personvern ble ikke behandlet som et tillegg. Det var et grunnleggende krav fra starten.
Det er viktig når målet er å gjøre sensitive organisatoriske tilbakemeldinger nyttige uten å svekke tilliten.
"Løsningen vi har utviklet sammen med Forsvaret og Ayfie gir ledere helt nye muligheter til å ta innsiktsbaserte beslutninger basert på undersøkelser."
Jarle Moss Hildrum Direktør i Deloitte
